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A4 1枚で業務を可視化!

 「働き方を改革する」ために、社内で本気で取り組まなければならないことは、【生産性の向上】です。もちろん、働き方改革関連法などに規定された残業時間の上限規制等の規定は遵守しなければなりませんが、そういった残業時間の上限規制等の規定を遵守するだけでは、会社全体のパフォーマンス(=業績等)が下がってしまうかもしれません。
 そうなっては本末転倒です。労働時間を削減する等のこととあわせて、生産性を向上させ、会社のパフォーマンスが下がらないように、あるいはより向上できるようにする必要があります。少子高齢化の進展で、今後より労働力が減少していくことを考えても、生産性の向上が必須です。


生産性向上は業務の可視化から!

 「それでは社内の生産性を向上させよう」となったとします。ところが、この【生産性の向上】は、主旨はわかりやすいのですが、いざ行おうとすると「さて、どうやったらいいか」と悩むことが少なくありません。

 なぜか?
 それは、社員がどんな仕事をしているのか(=労働の質)がわかっていないからです。

 どんな仕事をしているかわかっていないから、どう改善したらいいかがわからないのです。逆に言えば、社員がどんな仕事をしているかがわかれば、その内容を踏まえて「じゃあ、こういう方法で効率を上げよう」と考えることができるようになります。

 【生産性の向上】、【働き方改革】のために、まず最初に行うべきことは「どんな仕事をしているのか」を掴むこと、そしてそれを関係者全員で共有することができるようにする、すなわち可視化することなのです。


【労働の量と質】

 賃金の支払等の関係で、労働時間の管理はされていることと思います。この【労働時間】というのは、いわば【労働の量】にあたるものです。どれくらい働いているのか、という総量がわかっていることになります。
 でもこれだけでは総量(=アウトライン)しかわかっておらず、【中身がどうなっているのか】は掴めていないことになります。この【中身】を掴む作業が、業務の可視化の作業です。この作業によって、どういった仕事をしているのか、という【労働の質】を掴むことができるようになります。【労働の質】が掴めていないと、生産性の向上はできません。


A4 1枚で業務を可視化!

 【業務の可視化の方法】としては、様々な方法が考えられると思いますが、その方法を考えるときに、とても大事で、かつ見落としがちなことが1つあります。
 それは「社員の皆さんに大きな負担を掛けるわけにはいかない」ということです。元々の仕事に大きな影響を与える方法をとることはできません。あまり大きな負担を掛けずに、業務の内容等を掴む方法を採用すべきです。

 そこで、私どもWork Data Consultantが推奨しているのが、A4 1枚にまとめた【業務可視化シート:「Vシート」と呼んでいます】を作成し、各人ごとに記入していただく、という方法です。

 この方法でも、「各人1枚ずつVシートに記入していただく」という負担が発生することになりますが、これ以外に考えられる大がかりな方法などに比べて、各人及び会社の負担はグンと少なくて済みます。

※A4 1枚のシートの代わりに、同等のエクセルシート等を使用してもよいと思います。


Vシート 記入事項

 Vシートを使用して業務の可視化を行う場合、このVシートの出来次第で、業務の可視化が適切に行えるかどうかが決まると言っても過言ではありません。Vシートに記入していただく内容が答えにくいものや、記入しずらい項目・質問等であれは、欲しい情報を収集することはできないでしょう。また、実際の業務に関係ないことを記入してもらっても、あまり意味がある内容にはなりません。自分の会社の業務を可視化するために何を記入してもらったらよいか、を徹底的に考え、作成すべきです。当然、企業様ごとに違うシートになって然るべきですし、部署ごとに違うシートが必要という場合も多いかと思います。

 具体的には、Vシートには、例えば、1週間や1カ月の間の業務の具体的な内容、所要時間、定型業務と非定型業務の割合、売上又は顧客など外部に係る業務とそれ以外の業務の割合、出席した会議とその時間、顧客への移動時間、自分しかできない業務か否か、等々【業務の中身がどうなっているのか】を掴むための項目を設けることになります。
 これら、業務の可視化を行うために必要な情報を収集できるようにします。ちなみに、各社ごと、あるいは本社と工場などで業務の内容等は違うので、それぞれの実情にあわせた、より具体的な項目を設けたほうが、より使えるデータを収集することができるようになることが多いです。また、繁閑や季節などで業務の内容が大きく変わる場合には、それぞれの場合に応じた情報を入手することができるようにしたほうが、より正確な情報を入手することができます。

 なお、私どもWork Data Consultantでは、Vシートのひな形を用意しています。私どもがコンサルティングをさせていただく際は、そのひな形をベースにして、お客様ごとの実情にあわせた内容に改変したVシートを作成、利用しています。


集計・分析&コンサルティング

 各人にご記入いただいたVシートの内容の集計、データ分析やグラフ化等をすれば、【各人ごと】、【課ごと】、【部署ごと】、【全社】などの単位で業務の可視化や比較、生産性向上の方策の検討等ができるようになります。
 また、私どもWork Data Consultantでは、そこから得られる知見と、各職場の実情等を併せて考慮し、生産性の向上、働き方改革、賃金制度の見直しや人事制度の見直しなど、依頼主様のご要望に応じたコンサルティングをさせていただいております。

【詳しいコンサルティングの進め方はこちら!】

【集計の自動化について】

 A4 1枚のVシートを各人に配布⇒集計、という上記の方法は、記入いただく内容等を工夫してアンケート的な内容で済むようにまとめることができるのであれば、例えば、グーグルフォームで各人に入力いただき、グーグルクラウド上で自動で集計する、という方法などにより、自動で集計することができるようになります。
 ただし、その場合、まずVシートの内容を制約なく考える ⇒ その後、自動化できるか検討する、という流れで自動化を検討されることをお勧めします。最初から自動化ありきだと、Vシートによる情報収集の内容等が不十分になる恐れがあります。


まとめ

 まとめますと、①Vシートを使用して【労働の質(=どんな仕事をしているか)】の情報を収集すれば、②その収集した内容について、集計、データ分析やグラフ化等(=業務の可視化等)を行うことができ、③可視化したものを基にして、生産性向上のための方策を考えることができるようになる、というのが上記で述べた内容です。


【まとめ】

①Vシートを使用して【労働の質(=どんな仕事をしているか)】の情報を収集する
②その収集した内容について、集計、データ分析やグラフ化等(=業務の可視化等)を行う
③可視化したものを基にすれば、生産性向上のための方策を考えることができる


 なお、上記の内容は、【現時点の社内の業務がどうなっているのか】を掴むための方法です。こういった【労働の質】に関する情報収集を定期的に(例えば、期ごと、1年に1回、など)行って時系列の情報やデータを蓄積すると、より多くの知見を得ることができます。今後、継続的に生産性の向上を図っていく必要があることと思います。ぜひ、定期的に、【労働の質】に関する情報を収集することをお勧めします。



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